SOROTONLINE.COM – Guna penyelamatan arsip berharga, Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Paser, Kalimantan Timur giat bekerja melalui tangan terampil memilah dan mengolah dokumen dari Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) lalu disimpan ditempat yang aman.
“Yang kita lakukan sekarang ini penyelamatan arsip eks Dinas Pertambangan dan Energi Paser, yang tadinya dititipkan di tempat lain sekarang kami dibawa kesini,” kata Faisyal Rizaldy, Kabid Akuisisi dan Pengelolaan Kearsipan pada Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Paser, Senin (25/7/2022).
Menurut Faisyal Rizaldy, selain arsip eks Dinas Pertambangan dan Energi Paser, pihaknya juga saat ini sedang melakukan pengolahan arsip milik Dinas Pendapatan Pengelolaan Aset Daerah (DPPKAD) Paser atas perubahan nomenklatur dimana sebelumnya bernama Dinas Pendapatan Daerah (Dispenda) Paser.
“Selain mengolahan arsip eks Pertambangan, kita juga mengolah arsip DPPKAD, arsip perubahan nomenklatur yang tadinya Dispenda berubah menjadi DPPKAD itu yang kami selamatkan,” ujarnya.
Sebenarnya kata dia, masih ada 6 SKPD yang arsipnya juga mau dilakukan pengolahan namun karena adanya keterbatasan tenaga dan ruang transit pengolahan, dengan begitu maka pelaksanaan pekerjaan pengolahan arsip dari SKPD dilakukan secara bertahap, artinya setiap pengolahan dilakukan hanya dua SKPD.
“Masih ada 6 SKPD sih yang sebenarnya mau kami kerjakan. Cuma karena keterbatasan orang sama ruang transit kami ini, sehingga harus kosong dulu, karena nggak ada lagi sudah ruangan lain,” tuturnya.
“Sekarang ini punya eks Pertambangan dan DPPKAD harus kita selesaikan dulu, baru bisa ke SKPD yang lain. Kemampuan ruangan kita ini hanya bisa mengerjakan dua SKPD, setelah selesai ambil lagi dua SKPD,” tambahnya.
Dijelaskan, dalam pengolahan dan pemilahan erat kaitannya dengan kesehatan, dimana mereka harus berhadapan dengan debu yang berasal dari kertas arsip, agar bisa tetap sehat, Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Paser mencoba mengusulkan dana kesehatan.
“Sebelumnya yang menjadi kendala ini kan kalau berkaitan yang namanya memilah, karena ini kertas lama dan berdebu saya kemarin coba mengusulkan uang kesehatan, semoga usulan diterima, karena ini berkaitan dengan kesehatan,” harapnya.
Setelah arsip diolah kata dia, tahapan berikutnya dipindahkan ke ruang penyimpanan. Agar arsip tetap awet dan terjaga atau menghindari kerusakan, pihak Dinas Kearsipan dan Perpustakaan memberikannya dengan Kapur Barus.
Adapun daya tampung ruang penyimpanan arsip, diprediksi mampu menampung hingga 3 tahun kedepan, tapi jika dalam perjalanannya nanti banyak SKPD yang arsip statis lebih dari 10 tahun dimasukkan ke Dinas Kearsipan dan Perpustakaan tentu hal itu banyak memerlukan tempat.
“Selain itu kami juga punya lemari khusus untuk menyimpan arsip vital, yang memang lemari itu anti rayap, kimia dan anti api, perlu diketahui bahwa arsip di kita ini semuanya dalam bentuk copy, karena aslinya sesuai aturan kami tidak boleh pegang,” paparnya.
Terkait arsip kata Faisyal Rizaldy ada yang sifatnya permanen tidak bisa dimusnahkan dan ada juga bisa dimusnahkan, seperti surat menyurat, setelah 1 tahun anggaran lepas bisa dipilah dan diusulkan ke Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) untuk dimusnahkan.
“Tapi kalau sifatnya kontrak, SK dan keuangan dalam hal ini pencairan juga tidak boleh dimusnahkan sepanjang ada kasusnya, batasnya itu 10 tahun. Setelah 10 tahun baru dipilah dan disusutkan, itu juga penyutannya dibuatkan daftar ditandatangani Bupati lalu diusulkan ke ANRI,” terangnya. (adv)
